افزایش عملکرد

بهبود مدیریت زمان با استفاده از تایم باکسینگ

مدیریت زمان

تایم باکسینگ تکنیکی برای مدیریت زمان است که می‌تواند برای همه کارساز باشد.

برای استفاده از تکنیک جعبه‌های زمان (تایم باکس) (مشخص کردن زمان برای انجام هر کار به منظور استفاده بهینه از زمان خود)، لازم است که بر موانع درونی خود در استفاده از آن غلبه کنید.

اغلب مردم با عنوان کردن دلایلی که چرا یک روش برای بهبود زندگی‌شان کارساز نیست، از انجام آن اجتناب می‌کنند. به عنوان مثال:

  • من نمی‌توانم به این رژیم غذایی پایبند باشم، زیرا….
  • استفاده از این اپلیکیشن برای آشنایی با افراد جدید برای من کارساز نیست زیرا….

افراد مرتباً بهانه‌های مشابهی برای تنظیم کردن وقت خود می‌آورند. نیر ایال، در کتاب پر فروشش با نام “ذهن حواس جمع” یک تکنیک قوی برای مقابله با این بهانه‌ها پیشنهاد کرده است.

اما همیشه مخالفانی وجود دارند که بگویند این تکنیک برای آن‌ها کارساز نیست. به جای جستجو در مورد اینکه چرا این تکنیک کارساز نیست، باید سعی کنیم راه کارهایی برای انجام آن پیدا کنیم.

برای انجام این کار باید با پرسش‌های درست شروع کنیم. به جای این‌که به دنبال دلایلی بگردید که چرا “این کار برای من مناسب نیست”، سعی کنید بپرسید: “چگونه می‌توانم این تکنیک را با زندگی خود تطبیق دهم؟”

در ادامه به چند راه برای غلبه بر مقاومت در برابر عملی کردن تکنیک تایم باکسینگ برای مدیریت زمان و شروع سریع اشاره شده است.

از گام‌های کوچک شروع کنید.

این تغییر ذهنیت را بپذیرید: هر پیشرفتی، حتی تدریجی، پیشرفت به حساب می‌آید.

بسیاری از مردم با تکنیک زمان‌بندی راحت نیستند زیرا نمی‌توانند برای برنامه‌های غیرقابل پیش‌بینی خود در طول روز برنامه‌ریزی داشته باشند. شاید حجم کاری آن‌ها روزبه‌روز، ساعت به ساعت یا دقیقه به دقیقه در حال نواسان باشد یا حتی حجم کاری بستگی به مشتری یا کارهایی که رییس‌شان از آنها می‌خواهد داشته باشد.

اما تکنیک مدیریت زمان نباید تکنیک صفر و یک (همه یا هیچ ) باشد. می‌توانید روزانه در راستای این تکنیک یک قدم کوچک بردارید.

ابتدا کار خود را به دو سبد تقسیم کنید:

کار واکنشی: در تماس بودن و پاسخ دادن به نیازهای دیگران از طریق تماس، پیامک، ایمیل و غیره.

کار انعکاسی (تاملی): کارهایی که فقط می‌توانیم بدون حواس پرتی انجام دهیم، مانند برنامه‌ریزی، استراتژی، نوشتن، تفکر و غیره.

برای شروع، هر مقدار زمانی که می‌خواهید را به کار انعکاسی اختصاص دهید. حتی اختصاص دادن 15 دقیقه در روز برای انجام این مدل کار برای شروع عالی است. بقیه ساعات می‌تواند بر اساس شغل شما انجام کارهای واکنشی باشد.

نکته مهم: به دیگران اجازه دهید بدانند شما در این مدت زمان نیاز به داشتن ذهن متمرکز و حواس‌جمع دارید. بدین ترتیب در این مدت زمان همکاران شما می‌دانند نباید به شما نزدیک شوند، جلسات کاری با شما برنامه‌ریزی کنند یا انتظار داشته باشند به ایمیل آن‌ها پاسخ دهید. همچنین می‌توانید زمان انجام کار انعکاسی خود را برای قبل یا بعد از شروع روز پر مشغله خود برنامه‌ریزی کنید.

اگر برای کار انعکاسی وقت نگذارید متوجه خواهید شد که به سرعت در مسیر نادرست در حال دویدن هستید. برای انجام این کار وقت بگذارید و برای آن ارزش قائل شوید.

هنگامی که مزایای داشتن زمان بدون وقفه برای انجام کار انعکاسی را تجربه کردید، تمایل خواهید داشت زمان بیشتری را برای انجام آن در نظر بگیرید.

به خودتان ثابت کنید که در واقع می‌توانید بدون حواس‌پرتی تمرکز کنید، این کار شواهدی را به شما می‌دهد که باید زمان بیشتری را برای زندگی ایده‌آلی که می‌خواهید اختصاص دهید.

بر ترس خود از مدیریت زمان غلبه کنید.

برای اکثر مردم، این طور نیست که این تکنیک کارساز نباشد، بلکه از انجام آن ترس دارند.

این افراد به دیگران اجازه می‌دهند تا آن‌ها را وادار کنند کارهایی را انجام دهند که به آنها علاقه‌ای ندارند. به طرز عجیبی افراد از این که به آن‌ها گفته شود چه کاری را انجام دهند احساس آرامش  پیدا می‌کنند. با اجازه دادن به دیگران که کارها را برایشان مشخص کنند، دیگر نیازی نیست به این که چطور زمان خود را سپری کنند فکر کنند. آن‌ها فقط می‌توانند واکنش نشان دهند.

افرادی که عملکرد ضعیفی دارند، تمام روزشان با انجام کارهای واکنشی سپری می‌شود و زمانی را برای انجام کارهای انعکاسی در نظر نمی‌گیرند.

برنامه‌ریزی برای انجام کارهای انعکاسی نیازمند تلاش است. این برنامه‌ریزی شامل فکر کردن در مورد اولویت‌ها و ارزش‌های خود است و مهم‌تر از همه این است که برای آن‌ها در تقویم خود وقت بگذارید.

افرادی که عملکرد ضعیفی دارند به جای تلاش برای انجام کارهای انعکاسی، تمام روز به جای فکر کردن، وقت خود را صرف پاسخگویی به ایمیل‌ها و پیام‌ها و دیگر محرک‌ها می‌کنند.

در این صورت ترس از در دسترس نبودن دائمی در آن‌ها تبدیل به یک محرک درونی می‌شود تا از روبرو شدن با احساس ناراحت کننده حواس پرتی فرار کنند.

فردی را تصور کنید که باور دارد باید در اسرع وقت به ایمیل‌های رییسش پاسخ دهد. یک روز در حالی که او بر روی یک ارائه مهم کار می‌کرد، با باز کردن یک ایمیل که فکر می‌کرد 5دقیقه زمان لازم دارد، 45 دقیقه از زمانش را از دست داد. آن ایمیل از طرف رئیسش بود، اما وقتی از او پرسیده شد که آیا رییسش از این که او با 15 یا 30 دقیقه تاخیر به ایمیل پاسخ دهد عصبانی می‌شود یا خیر، پاسخ داد: البته که نه!

او خودش احساس می‌کرد مجبور است ایمیل را بررسی کند، این روشی بود که او برای حواس پرتی انتخاب کرده بود، فقط به این دلیل که نمی‌خواست روی ارائه‌ای که به نظرش سخت بود کار کند.

 مهم است بدانیم بسیاری از اوقات استدلال ما مبنی بر این که «باید در دسترس رئیس، مشتریان یا همکارانمان باشیم» تنها بهانه‌ای است که مغزمان به ما می‌گوید تا به ما کمک کند از کارهای دشواری که واقعاً نمی‌خواهیم انجام دهیم اجتناب کنیم.

این به این معنا نیست که یک نفر واقعاً همیشه به ما نیاز دارد، بلکه می ترسیم که او به ما نیاز داشته باشد. اما این ترس فقط یک احساس است و همیشه صحت ندارد.

حتی افرادی که مشاغلی عمدتاً واکنشی دارند، مانند: پرستاران یا کارمندان مرکز تماس، همچنان می‌توانند کمی از برنامه‌ریزی بهره‌ ببرند. اختصاص دادن حداقل زمان برای انجام کارهای انعکاسی و صرف مابقی زمان برای انجام کارهای واکنشی، به شما احساس آرامشی می‌بخشد تا به حرکت به سمت جلو ادامه دهید.

استفاده از تکنیک تنظیم زمان به عنوان سرگرمی

چه کسی گفته تنظیم کردن زمان باید فقط مربوط به کار باشد؟

زیبایی این تکنیک در این است که می‌توان از آن در هر زمینه‌ای از زندگی استفاده کرد. در واقع، مدیریت زمان برای انجام فعالیت های سرگرم کننده فواید متعددی دارد.

مدیریت زمان برای اوقات فراغت، با دانستن این که زمان استراحت به زودی فرا می‌رسد، خیال ما را راحت می‌کند. نیازی نیست به این فکر کنیم که آیا زمانی برای بررسی رسانه‌های اجتماعی یا تماشای سریال مورد علاقه‌مان خواهیم داشت، زیرا می دانیم قبلاً آن را در تقویم خود برنامه‌ریزی کرده‌ایم.

همچنین این تکنیک احساس گناهی را که اغلب هنگام استراحت احساس می‌کنیم، از بین می برد و به ما این آزادی را می‌دهد که کاملاً در لحظه باشیم. همچنین از دانستن این که دقیقاً همان کاری را که گفته‌اید انجام می‌دهید، لذت بیشتری خواهید برد. یکی از دلایلی که من از  نوشتن لیست کارها خوشم نمی‌آید (برخلاف تنظیم زمان) این است که حتی وقتی مردم اوقات فراغت دارند، احساس می‌کنند باید کاری را در آن لیست انجام دهند. با این تکنیک، می‌دانید که کاری که قرار است انجام دهید، تنها کاری است که باید انجام دهید.

وقتی برای سرگرمی خود زمان مشخصی را در نظر می گیرید، بدون اینکه احساس آزاردهنده‌ای تجربه کنید که باید کار دیگری انجام دهید، خواهید دید که اوقات فراغت واقعی چه حسی دارد. زیرا این زمانبندی در تقویم شما نوشته شده است و هر چیز دیگری مانند چک کردن ایمیل یا شستن لباس‌ها، حواس پرتی به حساب می‌آید.

همان طور که دوروتی پارکر می‌گوید: “زمانی که قصد هدر دادن آن را دارید، زمان تلف شده نیست.”

با تنظیم کردن زمانتان برای یک بعد از ظهر آخر هفته شروع کنید. شاید تصمیم بگیرید که دو ساعت را با خانواده خود بگذرانید، یک ساعت پیاده‌روی کنید یا بازی‌های ویدیویی انجام دهید.

با مدیریت زمان آزاد خود، عضله‌ای برای استفاده از این تکنینک در تمام حوزه های زندگی خود خواهید ساخت. به زودی خواهید دید که تنظیم کردن زمان، کاری نیست که احساس می کنید باید انجام دهید، بلکه تمرینی است که می خواهید انجام دهید.

امتیاز دهید
بازگشت به لیست

مطالب مرتبط

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *