بهبود عملکرد یکی از چالش‌هایی است که ذهن بسیاری از ما را درگیر خود می‌کند. چون بین آن‌چه واقعاً می‌خواهیم (نیاز داریم) و آن‌چه واقعاً می‌توانیم انجام دهیم، فاصله وجود دارد. این فاصله تعیین می‌کند صرف نظر از این‌که مفید بوده‌ایم، آیا واقعا احساس مفید بودن هم می‌کنیم؟
ساناز در لیست کارهای امروزش 5 مورد را یادداشت کرده و تمام آنها را کامل انجام داده است.
پیام در لیست کارهای امروزش 20 مورد را یادداشت کرده ولی فقط 10 کار را به طور کامل انجام داده است.
وظایف هر دو برابر بوده‌اند، پیام به طور عینی مفیدتر بوده است، چرا که 10 کار را به پایان رسانده است. اما فکر می‌کنید در پایان روز چه کسی احساس بهرهوری و مفید بودن بیشتری دارد؟
پیام کارهای بیشتری انجام داد اما 10 کار دیگر ناتمام ماند. آیا این مساله اهمیت دارد؟ بله تا حدودی اهمیت دارد. شکاف عملکرد ما را فرسوده می‌کند.
شکاف عملکرد چطور ما را فرسوده می‌کند؟
آن وظایف ناتمام با گذشت زمان مثل یک توپ برفی که به پایین می‌لغزد، بزرگ‌تر می‌شوند. بیست کار ناتمام می‌شود چهل کار و سپس شصت کار ناتمام. و به زودی لیست کارهای شما آنقدر بزرگ می‌شود که کاملا احساس ناراحتی و بی‌فایده بودن خواهید کرد و کم کم از آنها اجتناب می‌کنید.
از آن بدتر، در روزهای شلوغ ما بیشتر در معرض سوگیری فوریتی (Urgency Bias) هستیم. یعنی بر اساس فوریتی که در خود احساس می‌کنیم، احتمال دارد گزینه‌هایی را انتخاب کنیم که ممکن است به طور عینی بدتر باشند اما فوریت بیشتری دارند (مثل جواب دادن تلفن، یا نگاه کردن به پیام‌های روی گوشی موبایل)؛ تا این که گزینه‌هایی را انتخاب کنیم که به طور عینی بهتر هستند اما اضطراری نیستند.
به این ترتبب دید محدود و متمرکزی پیدا می‌کنیم که ما را بر روی کارهای فوری اما نه چندان مهمی مانند جواب دادن به ایمیل‌ها متمرکز می‌کند و از تصویر بزرگ‌تر اهدافمان چشم‌پوشی می‌کنیم و پیشرفت نمی‌کنیم.
در پایان روز شکاف عملکرد به راحتی ما را فرسوده می‌کند .مانند مسابقه‌ای است که در آن هرگز به خط پایان نمی‌رسید. چگونه برای ادامه دادن انگیزه پیدا کنیم؟ چرا خودمان را غرق در اینستاگرام نکنیم یا حواسمان را معطوف به توییتر نکنیم؟ به هر حال به نظر نمی‌آید که بتوانیم کارهایمان را تمام کنیم.
برای بستن این شکاف، اغلب تمرکز می‌کنیم تا جایی که ممکن است کارهای بیشتری انجام دهیم. نقص سیستم‌های خود را از بین می‌بریم ،وظایف و کارهای خود را اولویت‌بندی می‌کنیم. روزها بلوک‌های زمانمان را مدیریت می‌کنیم تا مدت زمان مشخصی را به انجام هر کار اختصاص دهیم تا در هر ساعت کمی کارامدتر باشیم. اما بهترین شیوه‌های افزایش عملکرد هم بازدهی محدودی دارند. شما فقط می‌توانید تا حدی یک موضوع را بهینه‌سازی کنید.
یک راه حل بسیار موثرتر وجود دارد: در مرحله اول سعی کنید موارد کمتری را در لیست‌های خود قرار دهید.
سعی کنید هر روز یک کار مهم را مشخص کنید (این روش به این صورت است که از بین کارها، زیر یک کار مهم را خط بکشید و آن را حتما انجام دهید).
بر اساس تجربه، انجام یک کار مهم هیچ‌وقت کافی به نظر نمی‌رسد. از طرف دیگر نظر اخلاقی انجام ندادنش به نظر کار اشتباهی است و باعث می‌شود فکر کنیم تنبل و از خودراضی هستیم. اما نکته‌ی جالب این است که اگر برای انتخاب مهمترین کار روزانه‌مان وقت نگذاریم و آن را در اولویت قرار ندهیم، عملاً هیچ کدام از کارهای لیستمان را انجام نخواهم داد.
انجام یک کار مهم در روز اثر تجمیعی دارد. تصور کنید اگر هر روز یک کار مهم را انجام دهید و از لیست خود خط بزنید، اگر 5 روز در هفته یا 48 هفته در سال کارها را به صورت مستمر به سرانجام برسانید، در ماه یا در سال یا در یک دهه چقدر می‌توانید دستاورد داشته باشید؟
هفته آینده سعی کنید شکاف عملکرد خود را ببندید و هر روز را با انجام دادن یک کار مهم در لیست خود شروع کنید. فقط یک کار. تقلب هم نکنید. مهم نیست بعد از آن چه کارهایی را انجام دادید یا انجام ندادید به خودتان این اجازه را بدهید تا از خودتان بابت انجام دادن آن یک کار مشخص شده و مهم در لیستتان راضی باشید.
البته در این راه کمالگرایی منفی شما ممکن است اعتراض کند. چون به هرحال، داشتن کارهای زیادی در لیست روزانه‌تان، احساس مفید بودن کاذبی می‌دهد. سعی کنید با بخش کمالگرای خود صحبت کنید و اضطرابش را از بابت کاهش اقدامات لیست روزانه‌اش کم کنید.
