یکی از چیزهایی که همه‌ی ما درباره‌ی محل کار مدرن توافق داریم این است: اگر برنامه خود را کنترل نکنید، آن شما را کنترل خواهد کرد.
مولد بودن همیشه کار آسانی نیست. به عنوان یک بزرگسال، شما چه به عنوان یک کارمند، پدر/مادر، داوطلب (یا به احتمال زیاد همه این ها) مسئولیت‌هایی دارید. بنابراین چگونه می‌توانید بین جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های تصویری و زمان‌های پر مشغله‌ی کاری و زمان شخصی خود تعادل برقرار کنید؟
از آن جایی که تبدیل شدن به یک گوشه‌نشین دیجیتال برای بسیاری از ما یک گزینه نیست، ما به استراتژی‌های محکمی نیاز داریم تا به تمرکز بر روی دنیایی که حواس پرتی ایجاد می‌کند، کمک کند. اینجاست که تایم باکسینگ TimeBoxing یا نوارها/جعبه‌های زمانی وارد می‌شوند.
تایم باکسینگ یک تکنیک مدیریت زمان است که روز شما را به جعبه‌ها یا نوارهای زمانی تقسیم می‌کند. هر جعبه صرفاً مختص به انجام یک فعالیت یا ترکیبی از فعالیت‌های معین است. در این تکنیک، به‌جای این که فهرست‌های سرگشاده‌ای از کارها را نگه دارید، آن‌طور که زمان اجازه می‌دهد، هر روز را با یک برنامه‌ی زمان‌بندی مشخص شروع می‌کنید که تعیین می‌کند چه چیزی را در چه زمانی باید انجام دهید.
این یک استراتژی بسیار مفید برای نظم و انضباط شخصی و برنامه‌ریزی در زندگی حرفه‌ای و شخصی شما است تا کارهای مهم‌تان در اولویت قرار گیرند.
هنگامی که یک نوار/جعبه زمانی را رزرو کردید، باید مانند یک جلسه‌ی از پیش برنامه‌ریزی شده با آن رفتار کنید – بدون برنامه‌ریزی مجدد در لحظه آخر، بدون حواس‌پرتی در حین کار روی فعالیت بسته‌بندی شده و… . تکنیک مدیریت زمان تایم‌باکسینگ محدودیت‌های شدید یا موانع زمانی را برای کل روز شما تعیین می‌کند تا بتوانید کارهای خود را به طور موثر در زمان تعیین شده انجام دهید.
با برنامه‌ریزی روزها، مجبور نخواهید بود به طور مداوم تصمیم بگیرید که روی چه چیزی تمرکز کنید. فقط باید برنامه‌ی زمانی محدود خود را رعایت کنید. اگر از کار بیرون آمدید یا حواس‌تان پرت شد، فقط به تقویم خود نگاه کنید و به هر کاری که وقتتان را برایش بسته‌اید، بازگردید.
اگرچه ما بر روی جعبه‌ی زمانی به عنوان وسیله‌ای برای مدیریت کار خود تمرکز می‌کنیم، با این حال، همین مفاهیم ممکن است برای تخصیص وظایف و مدیریت زمان اعضای تیم نیز به کار رود.
نحوه انجام تایم باکسینگ برای مدیریت زمان
مرحله 1: یک اقدام مناسب انتخاب کنید
معمولاً می‌توانید هر کاری را انتخاب کنیم و یک جعبه زمانی به آن اختصاص دهیم – با این حال، تنظیم جعبه‌های زمانی برای دو مورد بسیار مفید خواهد بود:
• کارهایی که انگیزه‌ی کمی برای تکمیل آن ها داریم:
این ها اغلب فعالیت‌های بزرگی هستند که می‌دانید زمان و تلاش زیادی را می‌طلبند، به عنوان مثال نوشتن یک رمان یا تکمیل یک مقاله تحقیقاتی 10000 کلمه‌ای. معمولاً چون می‌دانیم که نمی‌توانیم این وظایف را سریع انجام دهیم، آنها را تمام نمی‌کنیم.
با این حال، می‌توانیم با تقسیم کردن چنین کارهایی به وظایف کوچک‌تر با محدودیت‌های زمانی مستقل و نقاط عطف خود، از تایم‌باکسینگ استفاده کنیم. با این روش فشار کار را اساساً کمتر می‌کنیم – فقط برای گام یا نقطه عطف بعدی به انگیزه نیاز داریم، که راحت‌تر مدیریت می‌شود.
• کارهایی که نمی خواهیم زمان زیادی را برای آنها صرف کنیم:
وظایف مهم اما ناخوشایندی وجود دارد که نمی‌خواهیم زمان زیادی را صرف آنها کنیم؛ مانند رسیدگی به ایمیل‌ها یا تمیز کردن اتاق خود قبل از تماس تصویری. معمولاً یا قبل از انجام این کارها زمان زیادی صرف خواهیم کرد یا در حین انجام این کارها زمان زیادی را اختصاص خواهیم داد. تایم‌باکسینگ از قبل برای چنین کاری ضرب‌الاجل‌های سختی را تعیین می‌کند، بنابراین با استفاده از تایم‌باکسینگ، تقریباً زمانی را که برای یک کار صرف خواهیم کرد، از همان ابتدا محدود می‌کنم.
برایان تریسی، پیش‌کسوت تکنیک مدیریت زمان و بهره‌وری می‌گوید:
«اگر کار شما خوردن قورباغه است، بهتر است اول صبح این کار را انجام دهید. اگر وظیفه شما خوردن دو قورباغه است، بهتر است اول بزرگترین قورباغه را بخورید.”
او پیشنهاد می‌کند که روز خود را با پرداختن به حیاتی‌ترین، فوری‌ترین یا به سادگی ناخوشایندترین کاری که انگیزه انجام آن را در اول صبح نداریم، آغاز کنیم.
مرحله 2: اهداف خود را مشخص کنید
هنگامی که فعالیت مورد نظر خود را انتخاب کردیم، باید فکر کنیم که چه کاری را در چه زمانی می‌خواهیم انجام دهیم. مثلاً قرار است یک گزارش 30 صفحه‌ای در مورد یک استراتژی بازاریابی جدید بنویسیم و 5 روز فرصت داریم تا آن را تکمیل کنیم. ما یک هدف بلندمدت روشن داریم – ایجاد یک گزارش قبل از گذشت 5 روز و کسب ارزیابی مناسب.
با پیروی از مفهوم تایم باکسینگ، برای دستیابی به این هدف نهایی، ممکن است هدف خود را برای نوشتن تعداد کلمات یا صفحات خاصی در روز قرار دهیم – این مقدار ثابت نقطه عطفی روزانه است که باید هر روز به آن برسیم. مثلاً باید 6 صفحه در روز بنویسیم تا آن ضرب‌الاجل را پشت سر بگذاریم.
بیشتر بخوانید: ۱ نکته‌ی ظریف در هدف‌گذاری برای بهبود عملکرد روزانه
وقتی صحبت از کارهایی می شود که انگیزه کاملی برای انجام آنها نداریم، ممکن است هدف خود را از انجام چنین وظایفی در یک جعبه زمانی تعیین کنیم، به عنوان مثال، اتاق خود را به مدت 15 دقیقه تمیز کنیم. این جعبه زمانی حتی می‌تواند تکرار شود – هر روز به مدت 15 دقیقه برای تمیز کردن اتاق خود کار کنیم و احتمالاً در پایان هفته متوجه خواهیم شد که پیشرفت زیادی کرده‌ایم، بدون این که زحمت زیادی بکشیم.
مرحله 3: محدودیت‌های زمانی را تنظیم کنید
به هر کار فقط زمانی اختصاص می‌یابد که برای آن تعیین می‌کنید. اگر ترجیح می‌دهید به جای پنج ساعت، دو ساعت روی یک کار وقت بگذارید، احتمالاً باید متمرکزتر کار کنید، مطمئن شوید که روی بخش‌های اصلی تکلیف کار می‌کنید، برخی جزئیات را کنار بگذارید و غیره.
یک فرد کمال‌گرا تا زمانی که یک کار را به درستی و بدون هیچ محدودیت زمانی انجام ندهد، کار می کند، پس ممکن است انجامش تا ابد طول بکشد، یا حداقل بسیار بیشتر از آن چیزی که باید روی آن زمان صرف کند.
بیشتر بخوانید: کمال‌گرایی را شکست دهید پیش از آن که شما را شکست دهد
شروع یک کار بدون تعیین ضرب‌الاجل دقیق و بدون در نظر گرفتن این که آن کار واقعاً چقدر مهم است یا تأثیر آن بر ارزش‌آفرینی ما چه خواهد بود، یک خط قرمز مطلق در تکنیک مدیریت زمان تایم باکسینگ است. این بدان معناست که ما به جای این که فعال باشیم و به صورت کاملا سازماندهی شده کار کنیم، کاملاً واکنشی و سازماندهی نشده کار خواهیم کرد.
فهرستی از نتایج بسته‌بندی شده یا تعریف شده می‌تواند به عنوان خروجی مطلوب در نظر گرفته شود و هنگامی که زمان شروع کار بر روی آن موضوع فرا رسیده باشد، بسیار مفید واقع شود.
قانون پارکینسون می‌گوید: “کار آنقدر ادامه پیدا می‌کند و توسعه می‌یابد تا تمام زمانی را که به آن اختصاص داده‌ایم پر کند.”
با استفاده از جعبه‌های زمانی، برای میزان هزینه‌ای که برای انجام یک کار لازم است، محدودیت‌هایی تعیین می‌کنیم. این رویکردی فوق‌العاده است که به ما کمک می‌کند قبل از شروع کار به تمام این مسائل به صورت استراتژیک پاسخ دهیم.
هنگامی که یک کار را در تقویم خود تنظیم می‌کنیم، کافی است یکی دو دقیقه وقت بگذاریم، تمام جزئیاتی را که در مورد کار در اختیار داریم تجزیه و تحلیل کنیم و تخمین بزنیم که یک کار چقدر طول می‌کشد. سپس یک یادداشت و پس از آن یک نوار ذخیره‌ی زمانی را به تقویم خود اضافه می‌کنیم. به همین سادگی.
مرحله 4: نتایج خود را ارزیابی کنید
آخرین مرحله تایم باکس ساده‌ترین مرحله است – بدون تردید روی اولین تکلیف برنامه‌ریزی شده خود شروع به کار کنید و در فهرست جعبه‌های زمانی برنامه‌ریزی‌شده خود پیشرفت کنید.
در حین کار، زمانی را که برای هر کار صرف می‌کنید پیگیری کنید تا مطمئن شوید که در چارچوب زمانی باقی می‌مانید:
پس از پایان زمان اختصاص داده شده، فوراً کار را متوقف کنید – سپس نتایج خود را ارزیابی کنید. اگر جعبه‌های زمانی امروز شامل نوشتن 6 صفحه برای گزارش شما بود، آیا موفق شدید؟ یا این وسط تسلیم وسوسه‌ی یک فنجان قهوه شدید و دیگر برنگشتید؟
بیشتر بخوانید: ۳ دلیل که برای بهبود عملکردتان باید عادت‌هایتان را ردگیری کنید
هر بار که بر روی کار خود در بازه‌ی زمانی تعریف شده کار می کنیم، تایم باکس را با موفقیت انجام می‌دهیم – فقط باید نتایج خود را بعد از هر تایم باکس مرور کنیم. اگر به اهداف و نقاط عطف خود دست یافته‌ایم، آن را برای دفعات بعد هم رعایت خواهیم کرد.
مرحله 5: به خود پاداش دهید
به عنوان مثال، پس از نوشتن 6 صفحه به مدت 4 ساعت در روز، می توانیم با دوستان قهوه بخوریم یا با تماشای یک قسمت از برنامه تلویزیونی مورد علاقه‌مان از خود پذیرایی کنیم. جوایز باعث می‌شود که انگیزه‌مان را برای انجام جعبه‌های زمانی به شکل بلندمدت حفظ کنیم.
از طرف دیگر، اگر تزلزل کنیم و کارها را به تعویق بیندازیم، احتمالاً از این که پاداش را از دست بدهیم آن قدر احساس بدی خواهید داشت که دفعه بعد بهتر عمل خواهیم کرد.
جمع‌بندی
تایم باکسینگ یک تکنیک موثر مدیریت زمان است. برای استفاده از این تکنیک، یک مهلت تعیین شده برای یک کار (یک جعبه زمانی) تعیین می‌کنیم و پس از اتمام کار، آن را تجزیه و تحلیل می‌کنیم و به کار یا جعبه زمانی بعدی می‌رویم. جعبه زمانی می‌تواند به شما و تیم‌تان کمک کند تا از فلج شدن در برنامه‌ریزی جلوگیری کنید و تمایل به تعویق را کاهش داده و انگیزه را افزایش دهید. این یک تکنیک فوق‌العاده مفید مدیریت زمان با فواید بسیاری است که تمرکز، کار تیمی و کارایی را افزایش می‌دهد و احتمالاً مهم‌ترین مهارت یا تمرین مدیریت زمان است که می‌توانید به عنوان یک فرد حرفه‌ای مدرن در خود توسعه دهید.
